Comment formuler une invitation à dîner ?

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Vous organisez votre événement depuis un moment et vous voyez enfin la lumière au bout du tunnel. C’est le bon moment pour envisager d’envoyer une invitation à vos invités.

Lisez ce guide pour savoir comment les invitations à un événement sont si importantes, comment les écrire et quand les envoyer.

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1. Qu’est-ce qu’une invitation à un événement ?

La réponse peut sembler évidente, mais les invitations à des événements concernent plus que vous ne le pensez. Les points importants d’une invitation à un événement familial ne seront pas pour rien de plus formel.

Alors, ce qui est le plus approprié ?

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Est-il logique de prendre un stylo plume et d’écrire une invitation personnalisée sur du papier d’artisanat ? Ou serait-il suffisant de marquer les gens sur Facebook ?

Votre invitation doit être adaptée à l’événement. Il devrait faire plus que des gens pour vous informer sur les détails pratiques. Elle doit faire partie de l’événement lui-même en créant l’engouement à l’avance.

Donc, que vous choisissiez une invitation papier ou un message électronique, il doit s’adapter au thème général de l’événement.

2. Différents types d’invitations à des événements

Le format d’une invitation à un événement est important car il peut affecter le taux de réponse du destinataire et les impressions de votre événement. Regardons les trois types d’invitations à des événements.

1. Main écrite

Les invitations manuscrites sont traditionnellement distribuées pour des événements très privés tels que les mariages, les galas et les dîners protocolaires.

Ils nécessitent du temps, de l’argent et des efforts de la part de l’organisateur de l’événement. Elles ne sont pas du tout pratiques pour de grandes réunions avec des centaines ou des milliers de participants.

Mais parce que les invitations manuscrites exclusivité et des efforts importants de l’organisateur, les personnes qui le reçoivent sont plus susceptibles d’y répondre. Une enveloppe incluse avec votre adresse augmente encore plus le taux de réponse.

astuce  : Lisez ce guide sur la maîtrise des invitations à des événements manuscrits pour plus d’informations.

2. imprimé

Les invitations manuscrites sont magnifiques, mais les invitations imprimées à un événement vous offrent plus de possibilités. Si vous travaillez avec un bon graphiste ou utilisez un modèle en ligne, vous pouvez vous permettre d’être vraiment créatif.

Les invitations imprimées sont moins chères à produire que les manuscrits, mais restent plus chères que les invitations électroniques. Ils sont également entre les deux derniers en termes d’exclusivité.

Comprend une double enveloppe pour les réponses. Pour rendre les invitations imprimées plus exclusives (et ajouter des destinataires à encourager à répondre), vous pouvez ajouter une double enveloppe avec votre nom lors de l’envoi d’invitations à l’événement.

Astuce : Obtenez un professionnel de l’impression qui peut imprimer vos invitations à l’événement avec une qualité qui lui rend justice.

3. Numérique

Les invitations numériques à un événement, quelle que soit la forme qu’elles prennent, sont de loin l’option la moins chère et la plus rapide. Vous pouvez écrire un e-mail et l’envoyer soudainement à tous vos invités en un seul clic.

Une façon de le faire encore plus vite est d’avoir un événement Facebook et d’inviter les gens à travers la plateforme. Vous pouvez lui donner un côté plus élaboré en incluant le thème graphique de votre événement.

Les invitations électroniques sont moins formelles, moins exclusives et, en fait, moins mémorables et urgentes. Mais vous pouvez envoyer régulièrement des rappels et suivre facilement les réponses et le dévouement.

astuce  : Voici des exemples d’invitations par courriel à des événements et des invitations à des événements sur les réseaux sociaux dont vous pouvez vous inspirer.

3. Quelles sont les informations contenues dans votre invitation

L’invitation à votre événement doit répondre à toutes les questions importantes que vos invités auront. Ceux-ci comprennent quoi, pourquoi, qui, quand et où votre événement.

La plupart des invitations à des événements incluent les détails suivants :

  • Nom de la personne invitée
  • Titre et description de l’événement
  • Noms d’hôte et d’organisateur
  • Heure et date
  • Lieu et comment y arriver
  • Code vestimentaire
  • Date limite de réponse

Selon le type d’événement que vous organisez, vous devrez peut-être inclure des informations sur les parkings environnants, les enfants, « plus un », les options de restauration et des informations sur les régimes spéciaux.

4. Comment faire une invitation à un Ecriture d’événements

Le choix de la formulation doit refléter le niveau de formalité de l’événement. Écrivez formellement pour un événement qui l’est aussi, et utilisez un phrasé détendu et convivial pour un événement du même type.

Les invitations formelles utilisent généralement des formules telles que « Vous êtes cordialement invités à… » et « Nous vous demandons de nous donner l’honneur de votre entreprise… »

**1Utilisez un stylo plume pour des points bonus, mais n’envoyez pas vos alliances. Voici quelques types d’événements qui nécessitent généralement une écriture officielle :

  • Séminaires universitaires
  • FÊTES D’ENTREPRISE
  • Cérémonies de prix
  • Repas d’affaires
  • conférences
  • Cérémonies officielles
  • Journées portes ouvertes
  • Démarrer les pots
  • Expositions
  • Mariages

Il y a, bien sûr, des exceptions à la règle. Un déjeuner d’affaires peut être décontracté et cérémonie de remise des prix peut être un peu inhabituel. Assurez-vous que le libellé reflète le thème.

Les invitations à des événements informels utiliseront un langage plus direct, comme « Venez le mois prochain… » et « Ne manquez pas cette occasion de… »

Voici quelques exemples d’événements où la formulation occasionnelle est généralement appropriée :

  • Dîners informels
  • Vacances
  • Soirées entre amis
  • FÊTES SURPRISES
  • Soirées entre collègues

astuce  : Consultez ces exemples d’invitations à des événements pour vous aider à écrire les vôtres.

5. Vous devez toujours envoyer des invitations à un événement ?

Tous les événements n’ont pas besoin d’invitations, il est donc bon de penser à la nécessité de passer du temps dessus. Par exemple, beaucoup de nos lecteurs organisent des cours qui ne nécessitent généralement pas d’invitations.

Il y a aussi des événements publics, tels que des défilés et des foires, qui sont accessibles à tous et pour lesquels une exposition de détails importants sur les affiches dans la ville et en ligne est suffisante.

Trouver un ami pour un café ne nécessite généralement pas de lettre officielle. Voici quelques exemples d’événements qui ne nécessitent pas d’invitations :

  • Soirées entre amis
  • Boîtes
  • Spectacles comiques
  • Événements communautaires
  • Concerts
  • Chasse au trésor
  • Événements sportifs
  • Activités de renforcement de l’équipe
  • Événements bien-être
  • Ateliers

6. Quand est-il le meilleur moment pour envoyer des invitations à un événement ?

Il n’y a pas de règle ultime quand les invitations doivent être envoyées, mais il y a quelques choses à considérer lorsque vous faites cela.

Le plus tôt les gens reçoivent l’invitation à un événement, comment moins susceptibles qu’ils soient occupés. Mais ils sont aussi plus susceptibles de l’oublier entre-temps.

Inversement, votre événement sera plus cool dans l’esprit des gens si vous envoyez l’invitation juste avant l’événement. Mais ils sont aussi plus susceptibles d’avoir quelque chose de prévu ce jour-là.

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Bon timing est des réponses positives. Voici quelques facteurs qui influent sur le moment de votre invitation à un événement :

  • Date — Envoyez des invitations plus tôt si votre événement a lieu pendant une période chargée, comme les jours fériés.
  • Emplacement — Donnez aux gens le temps de réserver des billets et de l’hébergement lors de la planification d’un événement à l’étranger.
  • Taille — Annoncez des événements majeurs, tels que des conférences et des festivals, bien à l’avance afin que les gens puissent réserver des dates.
  • Billets — Événements payants avec des tarifs préférentiels pour ceux qui réservent tôt devrait être annoncé pour donner aux gens une chance de réserver.

7. Quelques idées d’invitations à l’inspiration

Si vous voulez voir comment les autres organisateurs configurent leurs invitations, vous avez de la chance. Nous avons trouvé des idées formidables et inspirantes que vous pouvez utiliser.

Jetez un oeil à ces idées pour les invitations à des événements :

  • Canva
  • Blog pour le gestionnaire d’événements
  • Hongkiat
  • inspiration
  • Pinterest

8. Modèles d’invitations à des événements

Ne vous inquiétez pas si vous êtes prêt à faire vos propres invitations à un événement. Vous n’avez pas besoin d’être graphiste. Vous pouvez simplement choisir les nombreux modèles en ligne gratuits.

Voici quelques modèles d’invitations d’événements gratuits que vous pouvez utiliser :

  • Adobe Spark
  • Canva
  • Évite
  • Île de Salutations
  • Template.NET

Prêt à envoyer les invitations ?

Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour créer et envoyer de grandes invitations à vos événements. La seule question est de savoir qui vous allez inviter. Et pourquoi.